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Die beste Bürosoftware: Digitale Buchhaltung im Test

Um einen perfekten Überblick über Neukunden und Bestandskunden oder projektbasierte Arbeiten zu haben, bedarf es einer Software. Am besten sollte diese gleich alle wichtigen Funktionen beinhalten, sodass Sie Angebote und Rechnungen sowie die Buchhaltung in nur einem Programm machen können. Gerade im Bereich der Selbstständigkeit oder als Kleinunternehmer ist es eher selten, dass es für solche Aufgaben eine Assistenz gibt. Deswegen sollte die Software möglichst unkompliziert sein und eine gute Übersicht schaffen.

Vergleich

FastBill lexoffice sevDesk
FastBill
lexoffice
sevDesk
PlattformOnline-SoftwareOnline-SoftwareOnline-Software
VariantenStarter, Premium, ProS, M, L, XLRechnung, Buchhaltung, Warenwirtschaft
Kostenlose Testphase
Abolaufzeit/en1 Monat, 1 Jahr1 Monat1 Monat, 12 Monate, 24 Monate
Addons
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Bürosoftware: Test- und Auswahlkriterien

Hier blicken wir darauf, was die Software alles leisten kann. Neben den Features, die von einem solchen Programm erwartet werden sollten, zählen auch Extraleistungen mit herein, die den Büroalltag angenehmer machen.

Beim Aufbau und der Nutzerfreundlichkeit achten wir vor allem darauf, ob alles verständlich und leicht nutzbar ist – gibt es Handbücher und andere Ratgeber, die eventuell auch online verfügbar sind? Ist das Design ansprechend, strukturiert und übersichtlich?

Die beste Bürosoftware: Unsere Favoriten

sevDesk: Einfache und unkomplizierte Bürosoftware

Rechnungen schreiben mit sevDesk
sevDesk
sevDesk
Online-Software
Plattform
Ja
Kostenlose Testphase
1 Monat, 12 Monate, 24 Monate
Abolaufzeit/en
Zum Shop

sevDesk ist eine TÜV-geprüfte Online-Software, die sich hervorragend für Selbstständige und kleine Unternehmen eignet. Schon die einfachste der drei Tarife beinhaltet die wichtigsten Funktionen wie Kundenverwaltung, Rechnungen und Angebote schreiben, sowie Aufträge verfassen und noch einiges mehr. Dazu verfügt sie über eine App, die einen guten Überblick über die Lage verschafft und auch alle Kundendaten beinhaltet. So ist man auch mobil immer bereit, auf das Programm zuzugreifen und mit Kunden zu kommunizieren.

Positiv heraus sticht nicht nur der Fakt, dass täglich sämtliche Daten gesichert werden, sodass auf keinen Fall etwas verloren gehen kann, sondern auch die Tatsache, dass die Software nicht nur 14 Tage lang kostenlos testbar ist, sondern auch eine kostenlose und persönliche Kundenberatung inklusive ist – zwar ist das Programm sowieso schon übersichtlich aufgebaut und einfach zu bedienen, aber sollte es doch Fragen geben, steht auch ein Experte zur Stelle.

Lexoffice: Übersichtliche Online-Bürosoftware

Rechnungen schreiben mit Lexoffice
lexoffice
lexoffice
Online-Software
Plattform
Ja
Kostenlose Testphase
1 Monat
Abolaufzeit/en
Zum Shop

Die Software lexoffice bietet einen übersichtlichen Service für die Buchhaltung, der viele Funktionen ineinander vereint. So hat man seine Finanzen nicht nur stets im Blick, sondern kann auch bequem Rechnungen und Angebote schreiben, und über die jeweiligen Apps für Handys und Tabletts Belege einscannen oder Kunden digital unterschreiben lassen.

Lexoffice bietet neben einer einmonatigen kostenlosen Testphase insgesamt vier Preisstufen in den Katgeorien S, M, L und XL. Es gibt keine Jahresabos, sondern der Preis wird monatlich abgebucht, ist dementsprechend aber auch monatlich flexibel kündbar. Zudem generiert sich der Preis von Anfang an durch die Anzahl der Mitarbeitenden, die die Software nutzen. Je teurer das gebuchte Paket ist, desto mehr Funktionen und Features beinhaltet es. Zusätzlich ist noch ein Lohn & Gehalt Paket buchbar, mit dem man auch die Lohnabrechnungen bequem über die Software abwickeln lassen kann.

FastBill: Strukturierte und sichere Bürosoftware

Rechnungen schreiben mit Fastbill
FastBill
FastBill
Online-Software
Plattform
Ja
Kostenlose Testphase
1 Monat, 1 Jahr
Abolaufzeit/en
Zum Shop

FastBill sorgt für eine strukturierte Übersicht über Buchhaltung, Finanzen und Co. Mit der Software kann man einfach und schnell Rechnungen erstellen und versenden, sowie Belege einscannen und automatisch kategorisieren, seine Buchhaltung ganz unkompliziert selbst erledigen und es direkt an den Steuerberater weiterleiten. Die Daten werden dabei auf einem sicheren Server in Deutschland gespeichert, sodass man keine Angst vor Diebstahl haben muss.

Bevor man sich für ein Abo bei FastBill entscheidet, kann man die Software 14 Tage lang kostenlos testen. Anschließend kann man zwischen drei Modellen wählen, die man monatlich oder jährlich bezahlen kann: Starter, Pro und Premium. Bestimmte Extrafeatures der Premiumversion sind in den anderen beiden manuell buchbar.

FAQ: Bürosoftware – so findest du die richtige für dich

Bürosoftware für die Verwaltung ihrer Angebote und Rechnungen gibt es in den verschiedensten Variationen. Für Selbstständige oder kleine Unternehmen sollte der Aufwand für die Verwaltung möglichst gering sein.

Eine leicht zu verstehende, übersichtliche Software ist also Grundlage. Dass die Software Angebote und Rechnungen erstellen kann, ist ebenfalls Voraussetzung. Jedoch bieten die Programme noch viel mehr an. Was davon für dich wichtig ist, findest du heraus, indem du dir folgende Fragen stellst:

Für größere Unternehmen kommen beispielsweise Programme in Frage, die noch mal mehr Funktionen bieten, die aber für Selbständige oder kleinere Unternehmen nur verwirrend wären.

Gibt es bereits einen großen Kundenstamm, ist es wichtig dass die Stammdaten dieser problemlos in die Software integriert werden können. Von Vorteil ist hier besonders eine Import und/oder Exportfunktion. Ist der Kundenstamm noch überschaubar, können diese auch manuell in das Programm aufgenommen werden. Wächst dieser dann jedoch besonders schnell an, kommt wieder die Import-Funktion zum Zuge.

Ist es dir beispielsweise wichtig auch in der Rechnung selbst ein paar Worte zu hinterlassen, musst du darauf achten, dass Kommentare oder Einleitungen vorhanden sind. Bei manchen Anbietern und Programmen kann man auch manuell Textfelder einfügen.

Als Selbstständiger oder in einem kleinen Unternehmen empfiehlt sich diese Funktion auf jeden Fall. So kann man Kosten sparen und muss die Unterlagen nicht zu einem Buchhalter geben.

Auch hier empfiehlt es sich für Selbstständige oder Start-Ups eine Software zu wählen, die Ihre Unterlagen soweit aufbereitet, dass diese nur noch ans Steuerbüro gegeben werden müssen.

Fast alle Programme haben als Grundlage die neusten gesetzlichen Vorschriften. Jedoch musst du für dich einmal prüfen, ob es bei dir oder deinen Kunden spezifische gesetzliche Vorschriften einzuhalten gilt. Ist dies der Fall sollte das Programm die Möglichkeit bieten, diese auch mit aufzunehmen.

Im Idealfall lässt sich die Software Ihren Wünschen und Bedürfnissen anpassen. Solch ein Detail sollte man vorher mit dem Hersteller besprechen. Meist lassen sich diese Software-Lösungen aber auch problemlos anpassen.

Wenn du viel unterwegs bist, ist es natürlich von Vorteil, wenn du auf die Software auch von unterwegs zugreifen kannst und so alle für dich wichtigen Details einsehen kannst. Wurden beispielsweise cc noch nicht angenommen oder hohe Rechnungssummen nicht bezahlt, kannst du so auch von unterwegs einschreiten und etwas unternehmen. Manche Programme bieten sogar Apps an, die die wichtigsten Details aufzeigen und einen bequemen Zugriff auch von mobilen Endgeräten erlaubt.

Bürosoftware – online oder offline?

Dass eine Bürosoftware unabdingbar für ein funktionierendes Kleinunternehmen ist, steht außer Frage.  Aber was ist besser bei einer Bürosoftware: Online oder Offline? Das hängt natürlich auch von den eigenen Anforderungen an die Software ab. Jedoch gibt es ein paar Fakten, die – unserer Meinung nach – besonders für die Online Variante sprechen.

Online versus Offline Bürosoftware

Wer sich mit dem Thema Bürosoftware auseinander setzt und sich einige dieser einmal genauer anschaut, stellt fest, dass sie größtenteils das Gleiche bieten. Oft unterscheidet sie nur der Preis und ob es sich eben um eine Online oder Desktop-Applikation handelt. Die wichtigste Frage ist aber: für welche Variante solltest du dich entscheiden?

Online gegen Offline – ein klarer Sieger

OnlineOffline
Größter Vorteil: immer und überall über den Laptop oder das Handy Zugriff auf ihre DatenSie sind gebunden an einen PC, entweder am Arbeitsplatz oder am persönlichen Computer
Keine Installationen nötig, außer die passende Smartphone-AppInstallation auf dem PC von Nöten, Treiber und Betriebssystem müssen passen
Updates und die Live-Aktualisierung ihrer Daten passieren im Hintergrund ohne Wartezeiten. Zusätzlich gibt es eine tägliche DatensicherungUpdates müssen meist manuell vorgenommen werden. Eine Datensicherung findet nur lokal statt, bei Datenverlust durch Beschädigung des Speichermediums sind alle Daten weg oder können nur erschwert wiederhergestellt werden. Oder sie sind ganz verloren
Meist ist ein zeitgleiches Arbeiten verschiedener User kein Problem.Nur nutzerbasierte Arbeit möglich
Meist flexible VertragslaufzeitenOft feste und langfristige Vertragslaufzeiten
Software arbeitet schnell und damit verkürzt sich auch die eigene Reaktionszeit auf Probleme oder ähnliches, da ein zeitgleiches Arbeiten möglich istMeist ist ein schnelles Reagieren nicht möglich, da die Daten erst synchronisiert werden müssen
Eine schnelle und direkte Verbindungen zu den eigenen Schnittstellen ist kein ProblemEs kann keine direkte Verbindung zu Schnittstellen hergestellt werden
Anpassung der Software an individuelle Bedürfnisse meist schnell und problemlos umsetzbarOft zweitaufwendig und teuer

Heutzutage ist es selten, dass man nur noch an einem PC gebunden ist, denn insbesondere als Selbständiger kommt es vor, dass man sehr häufig unterwegs ist. Mit einer Desktop-Applikation bekommt man zwar auch alle wichtigen Daten und Dienstleistungen, die Sie benötigen, nur nicht immer wann und wo man will. Und das, finden wir, ist entscheidend. Noch dazu sind die Konditionen der meisten Online-Tools viel flexibler und oft auch kostengünstiger. Grade für Einsteiger in die Selbstständigkeit ist das sehr attraktiv.



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